La mobilisation, facteur clé de succès, d’un Plan de Continuité d’Activité

Le 15 septembre 2014 dans Continuité d'activité

PCA-emoveo

La capacité de mobiliser vos collaborateurs est une condition critique pour la performance d’un Plan de Continuité d’Activité.

Il est illusoire de limiter la réflexion et les travaux de conception à un petit groupe de travail

La complexité des organisations, des outils et des flux de l’entreprise exigent de pouvoir s’appuyer sur l’intelligence de tous ceux qui sont au contact de la production, de vos clients et des technologies utilisées dans l’entreprise.

Il faut donc provoquer et canaliser leur énergie créatrice.

Un projet transverse comme le Plan de Continuité d’Activité nécessite l’implication de tous 

Concevoir un Plan de Continuité d’Activité adapté à vos enjeux et vos activités nécessite de gagner la mobilisation de la majorité des hommes et des femmes de l’entreprise.

Le plan de continuité d’activité ne sera opérationnel que par la volonté et la capacité de vos équipes

C’est la raison pour laquelle, il est important de clarifier les priorités attendues et entrainer vos collaborateurs dans sa réalisation.

Pour contribuer à votre réflexion et à votre efficacité, nous avons recensé pour vous quelques bonnes pratiques sur la mobilisation.

Gagner l’implication de tous

Clarifier les ambitions stratégiques

La première condition d’une mobilisation efficace est la communication d’objectifs clairs, ambitieux et crédibles.

Pour cela, le meilleur outil à disposition des dirigeants consiste à élaborer et communiquer une « vision » de ce qu’est le Plan de Continuité d’Activité et de l’avenir de l’organisation avec ce dispositif.

En définissant une perspective d’avenir motivante,  vous pouvez, en effet, tout à la fois fixer la direction à suivre et mobiliser l’organisation à l’atteinte des objectifs.

Mais comment élaborer une vision pertinente ?

Cette première étape doit porter sur le recensement des contraintes auxquelles l’entreprise se doit de répondre et des forces qu’elle peut retirer par la mise en place d’un tel dispositif.

    • > Les contraintes
      • > Le Plan de Continuité d’Activité est-il une réponse que vous apportez …
        • > Aux attentes de mon assureur ou de mon conseil juridique.
        • > Aux exigences de clients, de partenaires ou d’actionnaires.
        • > Aux accidents qui ont déjà perturbé ou interrompu mon activité.
        • > Au changement règlementaire, technologique, socioculturel …
    • > Les forces
      • Le Plan de Continuité d’Activité est-il un moyen de…
        • > Donner confiance à mes conseils juridiques ou assureurs.
        • > Protéger mes actifs contre les accidents.
        • > Accroître un avantage compétitif vis-à-vis de mes concurrents.
        • > Créer de la valeur pour l’entreprise.

Elle doit également vous permettre d’identifier les contributeurs clés : responsables, collaborateurs, fournisseurs, voire clients, ..

En effet, pour être mobilisatrice, une vision doit prendre en compte les attentes des différentes parties prenantes. 

Favoriser l’apprentissage des individus et de l’organisation

Il est important de mettre en place une formation sur les fondamentaux de la continuité d’activité qui aura pour but de présenter les enjeux, la démarche et les bonnes pratiques.

Cette formation peut prendre différentes formes.

Vous pouvez, certes, réunir dans une salle de réunion des personnes avec un formateur expérimenté qui va pendant plusieurs heures assurer une présentation et quelques retours d’expérience.

En ce qui nous concerne, nous proposons une démarche plus pratique et à même de pouvoir se confronter à des situations de mise en place d’un Plan de Continuité d’Activité et de rupture d’activité.

Nous accompagnons nos clients dans des « simulations coachées ».

L’intérêt de cette démarche est de dérouler une ou plusieurs  situations, tout en sensibilisant les participants, dans la conception et surtout la mise en œuvre de réponses (sans ou avec Plan de Continuité d’Activité).

Cette démarche a pour vocation de démystifier les situations, les travaux à réaliser et de débuter la mobilisation de l’énergie créatrice des participants.

Conduire l’organisation à prendre en charge la conception et le maintien en condition opérationnelle du Plan de Continuité d’Activité

Déterminer un sponsor impliqué, parmi l’équipe dirigeante

A chaque étape de conception jusqu’au maintien en condition opérationnelle, ce dernier aura pour missions de :

  • > Diriger l’attention sur le ou les problèmes à résoudre et orchestrer la résolution de ces derniers par les contributeurs impliqués.
  • > Veiller à la cohésion et aux respects des engagements par les participants qui contribuent au Plan de Continuité d’Activité.

Mettre en œuvre les démarches participatives

L’élaboration du Plan de Continuité d’Activité jusqu’à son maintien en condition opérationnelle s’appuie sur des démarches participatives.

Ceux qui vivent les problèmes sont bien placés pour les analyser et accepteront mieux les évolutions qu’ils auront eux –même proposées.

Il convient donc de les impliquer y compris dans le formalisme de votre Plan de Continuité d’Activité.

Dans la conception d’un Plan de Continuité d’Activité, en ce qui nous concerne, nous proposons une démarche basée sur des ateliers interactifs dans lesquels nous concevons « pas à pas » le futur dispositif.

Ces ateliers sont l’occasion de présenter les bonnes pratiques, des retours d’expérience, des supports clés en main et des réponses aux questionnements.

Les participants assemblent alors en direct « les briques » du futur Plan de Continuité d’Activité.

Nous allons dans un prochain article développer d’autres bonnes pratiques.

 
 
Pour un diagnostic de votre situation ou une assistance plus approfondie, nous vous proposons une offre découverte.

Il suffit de nous contacter pour convenir d’un rendez-vous en remplissant le formulaire à l’adresse suivante : https://sms.emoveo.fr/offre-emoveo-decouverte/

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