Bâtir une solution logicielle de gestion de crise avec les moyens de votre entreprise, c’est possible !

Le 7 juillet 2016 dans Gestion de crise

Gestion de Crise emoveoL’éloignement entre les décideurs et les contributeurs clés de votre cellule de crise est un vrai handicap.

Les moyens de communication (audioconférence, visioconférence)  sont certes importants, mais encore faut-il pouvoir s’assurer que ces derniers puissent accéder à tous les supports utiles (Procédures/fiches réflexes, rôle et responsabilités, annuaire, ..) et partager la même information via une main courante.

L’accès à un logiciel orienté gestion de crise peut répondre à ces deux besoins.

Faut-il systématiquement envisager l’achat d’un logiciel dédié à la gestion de crise ou faut-il faire développer son propre outil ?

Une autre voie existe celle d’adapter l’environnement de travail de votre société à vos besoins de gestion de crise.

Un exemple avec « Office 365 business », ensemble de services en ligne de Microsoft

La solution cloud Office 365 business devient cet environnement de travail au sein de  PME, d’ETI et  même des entreprises du CAC40 1.

Il s’agit de la solution SaaS de Microsoft (logiciel en tant que service ou Software as a Service en anglais).

Elle séduit de plus en plus d’entreprises en offrant des services qui intègrent l’accès à tous les outils de la suite bureautique Office, la messagerie, une solution de mobilité (tablette, smartphone) et de communication.

Des solutions pratiques  « étagère » et des gains avérés pour la gestion de crise

La solution office 365 offre en effet quelques fonctionnalités telles que :

  • > Le partage de la documentation sur la gestion de crise : Organisation, procédures réflexes, contacts clés.
  • > L’utilisation des fonctions de SharePoint 2 pour concevoir une main courante avec ces données essentielles qui permettent une saisie d’information, un suivi efficace, un partage de données (Document, multimédia, …).
  • > Une solution qui intègre des outils de communication : Webconférence (Skype – propriété désormais de Microsoft), voire  des fonctionnalités d’envoi de SMS qui permettent d’initier un système « d’alerting ».

Elle permet en outre de dégager certains gains à savoir :

Le système est « pleinement intégré dans l’environnement de travail ».

Il utilise les mêmes fonctions, la même ergonomie et les mêmes codes, ce qui facilite d’autant son appropriation par les utilisateurs.

La solution office 365 est avant tout utilisée comme outil collaboratif dans tous les domaines de l’entreprise (Production, marketing, processus, ..).

Le système est « accessible ».

Un groupe ayant opté pour cette solution en assure le déploiement sur l’ensemble de ces sites dans le monde (En Europe, sur le continent nord-américain, en Asie, ..).

Le partage de la main courante n’a donc plus de frontières.

Office 365 offre également une solution mobile qui permet d’envisager d’utiliser certaines fonctionnalités à partir d’une tablette ou d’un smartphone (Android ou Apple).

Le système est à « coût raisonnable ».

Les directions ou responsable sécurité, risques ou continuité d’activité s’activent en permanence pour justifier des dépenses.  Obtenir le budget pour l’achat d’un outil de gestion de crise  ou d’un développement d’un outil spécifique est souvent une lutte acharnée.

Utiliser l’environnement de travail de votre société comme Office 365, c’est la solution « raisonnable ». C’est  aussi l’illustration d’une  sorte d’innovation « Jugaad 3 » au service de la gestion de crise dans l’entreprise.

Elle va certes nécessiter la définition de bonnes bases d’une collaboration avec la Direction du Système d’Information et un investissement  en expérience, en intelligence  et en bon sens.

« Oui ! mais ! Office 365, le « cloud »… »!!!

Les « praticiens » ou des « experts »  auront certainement cette pensée à l’esprit en lisant les lignes précédentes.

Confidentialité et disponibilité sont également prises en compte.

En ce qui concerne la confidentialité, l’espionnage, l’intrusion légale dans les données de l’entreprise (cas du Patriot Act), Microsoft présente, certainement dans ces domaines, des garanties aptes à convaincre des entreprises de passer à ce type de service.

En complément, car le risque zéro n’existe pas, les bonnes pratiques à appliquer dans ce contexte s’expriment en 2 points :

  • > Faire le tri

Il appartient de catégoriser l’information et d’établir des règles pour certaines d’entre elles.

Ces points nous les abordons spécifiquement avec les personnes en charge d’administrer ce système. Il convient avec ces derniers de définir quelques principes.

  • > Développer la vigilance en sensibilisant les utilisateurs

Prévenir, c’est informer et former régulièrement les utilisateurs.

C’est la raison pour laquelle il convient d’aborder ces points dans les exercices thématiques variés et réguliers (abordant même les sujets les plus sensibles – défaillance, responsabilité, vol, …).

En ce qui concerne la disponibilité, outre, les garanties offertes par Microsoft ou toute autre solution « cloud », il convient de prévoir selon le même principe des solutions « back up » en cas d’indisponibilité du système principal.

En conclusion, la mise en œuvre d’un outil informatique dédié à la gestion de crise peut  s’envisager au travers d’une solution orientée sur l’environnement de travail comme celle d’office 365 ou des environnements plus spécifiques orientés web.

Nous avons d’ailleurs proposé la définition et accompagné la mise en œuvre de ces systèmes  pour certains de nos clients.

Ce type de solution offre également des perspectives sur la possibilité d’organiser des exercices plus réguliers en maîtrisant les contraintes de l’espace et du temps (Exercice dans un temps limité avec des titulaires ou suppléants dans des lieux différents).

Ces différentes actions ayant pour but de concentrer les efforts sur les 3 domaines suivants 4 :

  • > La rigueur : il ne s’agit pas d’oublier les acquis, mais bien de conserver les capacités de réaction et donc de continuer à les tester.
  • > L’innovation collective : pour s’ajuster aux défis des vulnérabilités émergentes.
  • > La mise en cohérence : car il faut s’assurer que les efforts très diversifiés qui seront engagés sauront converger dans le développement de capacités communes.

 

Lançons immédiatement votre diagnostic flash gratuit de vos moyens afin de déterminer la possibilité de bâtir une solution logicielle de gestion de crise.

 

 

 

1 Clients cités par Microsoft : Aston Martin, Pierre & Vacances, GO SPORT, PICARD, La Mutuelle Générale, Thélem assurances, ACCOR, VINCI, Yves Rocher, Capgemini, Steria Groupe, ARTE, PSG https://products.office.com/fr-fr/business/office-365-customer-stories-office-testimonials-international

2 SharePoint est une série de logiciels pour applications Web et portails développés par Microsoft intégrés dans Office 365.

3 En hindi, le « jugaad » définit une espèce d’improvisation ingénieuse, une sorte de « système D » dans un contexte où les ressources sont limitées et les contraintes nombreuses (Livre :  Jugaad Innovation: Think Frugal, Be Flexible, Generate Breakthrough Growth by Navi Radjou).

4 Les exercices de crise pour des ruptures créatrices – Patrick Lagadec – Juillet-Août 2001.

Jean-Marc Sepio : emoveo

Par Jean-Marc Sépio

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